Qu’elle soit utilisée à des fins personnelles ou professionnelles, la plastifieuse vous permet de mieux préserver l’état et la qualité de vos documents contre la poussière, les saletés ou encore l’humidité. Voici un petit guide qui vous montrera à quoi sert la plastifieuse et comment bien s’en servir.
Les professionnels, en particulier, ont recours à de nombreux équipements de bureau, dont la plastifieuse qui prévient l’usure du papier. Cette machine permet de plastifier des documents sous pression et sous l’effet de la chaleur. Elle permet d’éviter le recours au destructeur de documents et met vos papiers importants à l’abri des déchirures et des saletés. La plastifieuse professionnelle peut être utilisée jusqu’à six heures d’affilée, la plastifieuse de bureau, jusqu’à un peu moins de deux heures, et enfin, la plastifieuse personnelle, jusqu’à seulement une trentaine de minutes. Pour vous en procurer une, ou si vous souhaitez de plus amples informations sur le sujet, cliquez ici.
Non seulement a plastifieuse protège efficacement vos papiers, mais elle permet également de les embellir grâce à sa capacité à mettre en évidence certains contrastes, certains coloris ou certaines images et certains détails que vous souhaitez valoriser. Outre cette utilité d’une plastifieuse, elle sert à éviter les réimpressions fastidieuses et inutiles. En ce sens, la plastifieuse offre donc l’avantage d’économiser un temps précieux, du papier et de l’argent. En règle générale, suivez les consignes préconisées par les concepteurs : un papier de 1mm d’épaisseur pour une plastifieuse de bureau, 0,5mm pour une machine personnelle et enfin, jusqu’à 6mm pour une plastifieuse professionnelle.
En vue d’assurer à votre machine une plus longue durée de vie, voici quelques conseils qui vous permettront de bien l’entretenir. Nettoyez les rouleaux de votre plastifieuse car au fur et à mesure que vous plastifiez des documents, les pochettes laissent s’échapper de petites gouttes de colle et forment un dépôt au niveau des rouleaux de la plastifieuse. A long terme, une sorte de pellicule collante se forme et risque d’endommager votre plastifieuse. Ne plastifiez que des documents plats et évitez la plastification de documents épais afin d’éviter les bourrages. Après chaque utilisation, éteignez votre machine afin de prévenir les pannes. En effet, si elle reste constamment allumée, elle risque de surchauffer. Donc, donnez-lui un temps de refroidissement.
Vous devez organiser chaque jour de nombreux documents, mais vous ne savez pas comment y mettre de l’ordre. Grâce à la reliure, vous aurez la possibilité de mieux gérer tous vos papiers. Pour cela, vous aurez besoin d’une machine à relier. Mais, devant l’immense variété de produits existants, choisir une machine à relier qui pourrait correspondre à vos besoins n’est certainement pas une mince affaire. Voici quelques conseils efficaces qui seront utiles lors de votre choix.
À l’instar d’un destructeur de documents, la machine à relier n’est uniquement pas destinée pour les professionnels de l’édition de livres. En effet, toutes les entreprises peuvent également se servir de cet élément pour pouvoir relier leurs dossiers. Grâce à cet équipement, vous aurez la possibilité de classer vos documents en livres tout en les reliant. Notamment grâce à cette possibilité, la machine à relier fait partie aujourd’hui des équipements incontournables au sein de toute entreprise, grande ou petite, afin de faciliter la disposition des documents, découvrez les indispensables au bureau sur terface.com.
Pour trouver le modèle idéal convenable à vos attentes, il convient davantage de bien orienter le choix. Actuellement, il existe de nombreuses machines à relier conçues spécialement pour chaque tâche. Ainsi, on peut sélectionner trois grandes catégories de reliure, à savoir la reliure par spirale, la reliure thermique qui se base sur le thermocollage, et la reliure métallique. Communément appelée reliure mécanique, cette dernière a actuellement le vent en poupe. Cela est dû notamment à sa facilité d’utilisation, ainsi que son prix abordable. Ce modèle de machine à relier utilise des anneaux métalliques ou en plastique.
Deux options s’offrent à vous pour acheter votre machine à relier. Soit, vous vous rendez directement dans un magasin spécialisé dans la vente des matériels de ce genre, soit vous effectuez une recherche en ligne. Cette deuxième option reste la plus avantageuse dans la manière de procéder, compte tenu de sa facilité. En choisissant l’achat en ligne, vous aurez la possibilité d’acquérir votre équipement sans vous déplacer. En seulement quelques clics, vous pouvez commander votre machine et celle-ci est livrée directement chez vous en un rien de temps. Par ailleurs, l’achat en ligne vous permet de réaliser des économies conséquentes, sachant que certains sites proposent des promotions et des réductions sur certains produits.
Le tri sélectif se développe, notamment dans les entreprises, les bureaux, même si son rythme de développement s’avère encore lent. Il permet la valorisation des déchets. L’utilisation des poubelles pour le tri sélectif présente des avantages pour l’humanité, l’environnement et l’économie.
La gestion et la valorisation des déchets constitue une politique améliorant l’économie dans l’entreprise. Le fait d’opter pour des poubelles de tri sélectif permet de réduire les coûts de transport et d’élimination des déchets. De plus, le triage crée de la valeur ajoutée pour la société étant donné des matières premières pouvant être transformées ou vendues auprès des professionnels en matière de recyclage. Le tri sélectif des déchets permet de promouvoir des bureaux verts, économes. Des spécialistes dans la fourniture des destructeurs de documents et des déchets du bureau existent, Terface en fait partie.
La mise en place des poubelles pour le tri sélectif des déchets dans le bureau, dans l’entreprise sensibilise, incite et participe à la protection de l’environnement. Le tri sélectif favorise la valorisation des déchets. Il permet la conservation du sol, de l’eau et des ressources naturelles. Le broyeur de documents facilite la transformation des déchets en des matières premières utilisables. Le tri sélectif contribue également à l’économie de l’énergie. La fabrication de nouveaux produits par des matières recyclées consomment moins d’énergie. Les matières premières recyclées peuvent aussi constituer une source d’énergie considérable.
Des poubelles pour le tri sélectif dans le bureau s’accompagnent du destructeur de documents, facilitant le recyclage. Ce dernier est pourvoyeur de travail non négligeable. Actuellement, de nombreuses sociétés exercent dans la transformation des déchets. Il s’agit des entreprises utilisant les déchets pour fabriquer de nouveaux produits. Elles participent non seulement à la préservation de l’environnement mais elles fournissent également des emplois. En effet, le tri des déchets, par la mise en place des corbeilles sélectives, soutient l’économie durable dans un pays, pour de nouveaux produits, de la création d’emploi et de la croissance.
L’utilisation des poubelles pour le tri sélectif dans le bureau, dans l’entreprise constitue une bonne pratique présentant des avantages pour tout le monde. Elle contribue à la préservation de l’environnement, bénéfique pour l‘humanité. Elle permet à l’entreprise d’économiser et de créer plus de valeur ajoutée. Le tri sélectif des déchets favorise la création d’emploi, multiplie et soutient la croissance des entreprises spécialistes en recyclage pour la fabrication des nouveaux produits. Il permet le développement durable.
Avoir un travail stable est ce que désirent la plupart des jeunes depuis toujours. Une fois cet objectif atteint, mettre de l’ordre dans le bureau est primordial. Les documents peuvent entre autres devenir très vite encombrants pour la plupart du temps. Un destructeur de document peut être utile dans ce genre de situation. Divers modèles sont en ce moment vendu un peu partout dans les grands magasins modernes. Découvrir les critères de choix pour un destructeur de document est par conséquent important.
Avant de choisir un destructeur de document spécifique, tenir compte de divers paramètres est indispensable. Le mode de découpe de ce dernier en est un exemple parfait. Parmi eux, il y a la découpe horizontale idéale pour les documents classiques. Le mode croisé effectue quant à elle une découpe horizontale et verticale en même temps. Les confettis obtenus sont beaucoup plus petits. Ce dernier est plus adapté aux documents plus ou moins importants à une société qui doivent être détruits. La taille des confettis dépend généralement du niveau de sécurité attribué à chaque type de broyeur. Le niveau de sécurité d’un destructeur de document du site terface.com va de 1 à 7 pour les documents qui sont classés extrêmement sensibles.
Autrefois, un destructeur de documents servait uniquement pour les papiers encombrants. Actuellement, divers types de support sont aussi pris en charge par ce genre d’appareil. Certains d’entre eux peuvent par exemple détruire les agrafes ainsi que les trombones sur les papiers. D’autres quant à eux sont capables de détruire les cartes vitales, bancaires ou badges différents. Un broyeur de documents performant peut même détruire les supports de stockages informatiques modernes tels que le DVD, les cartes mémoires et même les disques durs.
Les destructeurs de documents modernes sont équipés de diverses options qui rendent leurs utilisations beaucoup plus faciles. Certains modèles peuvent par exemple broyer simultanément un nombre important de documents. La taille du moteur et du réceptacle de déchets sera dans ce cas proportionnelle à la capacité de l’appareil. Dans le même ordre, choisir un appareil de ce genre se fait par rapport à son cycle de destruction. En effet, il faut savoir que certains broyeurs nécessitent par exemple un temps de pause de 3 minutes pour chaque utilisation afin de refroidir le moteur de l’appareil. D’autres quant à eux peuvent être utilisés sans interruption. Dans tous les cas, votre choix doit être en fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins.
Nombreux sont les matériels utilisés et nécéssaires dans la vie quotidienne des êtres humains. Les activités et les métiers de chacun nécessitent tant d’outils, sans oublier les études des enfants. Parmi ces d’outils figurent les matériels de bureau. Et les enveloppes sont les plus utilisés quotidiennement. Mais comment choisir les enveloppes à utiliser ?
Les enveloppes tiennent une place importante dans le monde des affaires. Malgré la technologie et son évolution, les enveloppes sont encore très utiles dans le domaine de la communication, surtout dans l’expédition des colis. Pour bien faire, il faut choisir ses enveloppes en fonction de leurs déstinations. En effet, il existe plusieurs types d’enveloppe et elles sont utilisées selon le contexte. L’enveloppe kraft par exemple. Elle est utilisée pour envoyer des candidatures ou des dossiers. Il y a aussi l’enveloppe bulle qui est choisie pour faire parvenir des objets fragiles. L’enveloppe en carton pour envoyer des livres et des magazines à une personne. Et aussi, l’enveloppe en plastique spécialisé pour les ventes à distance. Donc les enveloppes devraient être choisies selon la déstinations. De plus en terme de business, les hommes sont souvent stricts car il s’agit de gain ou de bénéfice. Donc choisir enveloppes reste important pour satisfaire les clients et les destinataires.
Le type d’enveloppe reste un point important dans son choix. Mais il faut aussi tenir compte des fermetures des enveloppes. En fait, une enveloppe mal fermée est comme une exposition public des secrets. Pour choisir enveloppe et sa fermeture, il faut tout d’abord connaître les types. Donc pour certains, il existe la fermeture à patte gommées comme celle de l’ enveloppe kraft. Pour fermer l’enveloppe, on doit humidifier la colle sur la fermeture. Après cela il y a aussi les fermetures à patte autocollant. Donc ceci doit être bien choisi pour garder la confidentialité.
Une autre critère dans le choix de l’enveloppe est le « format ». Il faut choisir enveloppe en tenant compte de ceci. En fait, les enveloppes ont de nombreux formats et les utilisateurs l’achète en fonction de leur besoin. Pour envoyer des courriers d’affaires le format DL est le plus approprié. Dans le domaine professionnel, ce format présente plus de sécurité pour les documents. A part cela, il y a aussi l’enveloppe de taille standard ou de format B. Bref, choisissez le votre en fonction de ces trois critères pour plus de confidentialité.
Ranger avec stratégie son bureau est indispensable si on veut retrouver facilement des fichiers urgents. D’où l’intérêt d’utiliser des accessoires comme les dossiers suspendus. Ces derniers sont à la fois ergonomiques, solides et participent en quelque sorte au décor de votre bureau.
Les dossiers suspendus permettent une optimisation du temps et de l’espace de travail. Ils permettent d’avoir à portée de main un rangement efficient. Aussi, la recherche et le classement d’un document deviennent plus naturels et beaucoup plus aisés.
Ils sont également appréciés pour l’ergonomie qu’ils confèrent. Organiser, archiver ou classer via des dossiers suspendus, ne nécessitent pas autant d’énergie et de temps qu’avec les autres moyens de rangement. Ils permettent de consulter des dossiers assez fréquemment en évitant de désordonner tout le reste.
Il y a effectivement 5 types de dossiers suspendus selon le nombre de feuilles à classer à l’intérieur. Il y a celui avec le fond en V qui ne peut contenir que 100 feuilles. Tandis que certains qui ont un fond de 15 mm peuvent conserver jusqu’à 250 papiers. Il y en a par ailleurs ceux qui ont des largeurs de 30 mm (350 papiers) et de 50 mm (550 feuilles). Le dernier type est celui avec un fond de 80 mm qui peut aller jusqu’à 850 feuilles.
On peut aussi catégoriser ce dernier selon le système auquel on y attache les documents. Ceux qui ont des boutons pression sont réservés pour les dossiers volumineux et les archivages permanents. Alors que ceux en bandes velcros sont exclusivement pour classer les documents peu consultés. Et le dernier système d’attache est celui en volet d’agrafage qui est conseillé pour les documents qui sont déplacés assez fréquemment.
Outre les raisons citées ci-dessus, nombreux sont les critères à prendre en compte avant l’achat de dossiers suspendus. Il faut par exemple celui qui est fait en polypropylène dans le cas où vous prévoyez d’y placer des dossiers lourds. De plus, les suspensions devront aussi être en métal dans ce cas-ci.
On en choisit aussi selon l’endroit où ils seront posés. S’ils sont placés sur une armoire, optez pour ceux avec des suspendus adaptés à vos armoires. Il en va de même si vous voulez en placer dans vos tiroirs. Il vous suffira de faire correspondre outre cela les couleurs ainsi que l’orientation des étiquettes de ceux-ci selon vos besoins spécifiques.
Le classement au sein d’un établissement ou d’une entreprise est tellement important. Pour améliorer alors le rangement des documents ou des papiers dans un bureau, choisir des classeurs adaptés reste sans aucun doute la meilleure solution. Mais face aux innombrables modèles de classeurs qui inondent le marché d’aujourd’hui, en choisir peut devenir un casse-tête. Voici quelques conseils pour trouver le bon modèle.
Privilégier un classeur, offre de nombreux avantages que ce soit pour un usage collectif que personnel. À titre d’exemple, en entreprise, l’accumulation des documents et des papiers comme les factures, les diverses lettres et les différentes publicités n’est certainement pas appréciée. Rien de plus frustrant que de devoir chercher un papier urgent alors que ce dernier reste introuvable. Également, qui n’a jamais passé des heures à genoux face à une pléthorique de papiers entassés et en désordre ? Pour cela, vous devez procéder au triage de vos papiers, que l’on parle de vos documents personnels ou encore des papiers importants de votre entreprise. En les triant et en les mettant dans des classeurs, vous ne perdez plus de temps lors de votre prochaine recherche. Donc un gain de temps considérable. Également, mettre ses papiers et documents dans des classeurs vous permet de gagner plus d’espace. Vous obtiendrez ainsi une meilleure optimisation de votre bureau. Enfin, il s’agit également d’un gain de productivité étant donné que, vous ne retrouvez plus face à une situation délicate comme la perte de documents essentiels de l’un de vos clients. Vous le savez désormais, où vous l’avez rangé !
Puisque cet équipement incontournable au quotidien occupe une place importante dans votre bureau, son choix ne doit pas se faire à la hâte. Tout d’abord, vous devez prendre en compte de son matériau de fabrication. Choisir des classeurs parfaitement rigides vous permet d’améliorer le confort d’usage. Le polypropylène s’avère le matériau le plus souple du moment, à la fois léger et résistant à l’humidité. En ce qui concerne le choix du format et d’épaisseur, plusieurs modèles s’offrent à vous. Ce dernier ne tient qu’en fonction des dimensions de vos documents à classer ainsi que de vos attentes.
Lorsqu’il s’agit d’un classeur, le choix de types est immense. Généralement, pour choisir des classeurs parfaits, vous ne devez pas négliger vos attentes et vos besoins. On distingue à présent deux modèles de classeurs dans les magasins spécialisés. À savoir les classeurs à anneaux et les classeurs à leviers. Chaque type dispose ses propres caractéristiques. Pour trouver le modèle qui vous convient, le mieux serait de déterminer l’usage dont vous souhaitez en faire.
La gestion des documents professionnels nécessite une méthode de classement délicate et adéquate afin de gagner du temps précieux et être productif(ve) au travail. Le but d’une bonne méthode de classement ne sert pas seulement à retrouver aisément les documents recherchés, mais aussi pour veiller à ce que ces derniers restent confidentiels et soient conservés de façon durable. Voici donc quelques outils d’archivage indispensables qui sont très prisés par les entreprises depuis des décennies.
Le classeur de rangement est un outil d’archivage personnalisable et incontournable utilisé pour optimiser votre rangement, aussi bien à des fins personnelles que professionnelles. En effet, il offre toute une panoplie de possibilités de méthodes d’archivage et possède une large capacité permettant de contenir de nombreux documents. Enfin, les classeurs vendus dans les magasins ou en ligne sont désormais disponibles en plusieurs coloris et modèles différents. Ainsi, vous pouvez mettre en place un code couleur par thématique, par ordre alphabétique ou par ordre chronologique pour mieux gérer vos documents. Le classeur jaune pour tout ce qui est « factures », le classeur bleu, pour les « fiches de paie », le classeur orange, pour les « fiches individuelles du personnel », etc…
Le trieur extensible est un organisateur de documents idéal aussi bien dans le bureau que pour les déplacements en dehors du bureau. Il possède un porte-stylo et est pourvu d’une vingtaine de poches individuelles multicolores pouvant contenir jusqu’à trois mille feuilles de format A4. Ces poches sont dotées d’une languette pour permettre l’ajout d’étiquettes manuscrites facilitant l’identification de chaque section du trieur extensible. Le tout, protégé de manière optimale par un couvercle. L’atout de ce type d’outil d’archivage révolutionnaire est qu’il est peut contenir diverses thématiques régies par un système de code couleur en un seul classeur. Grâce à lui, il vous est possible d’avoir un seul classeur « fournisseurs » par exemple, dans lequel vous rangerez par thématique « bons de commandes », « factures », « proforma », « devis », etc…
Le côté pratique de cet outil d’archivage se trouve dans sa facilité de prise en main et le gain d’espace qu’il confère. En effet, le trieur valisette est un espace de rangement robuste et durable qui peut très bien être posé sous votre table de bureau ou sur une étagère. Pouvant contenir jusqu’à deux mille feuilles de format A4, il est pourvu d’étiquettes personnalisables au niveau des intercalaires qui composent chacun de ses compartiments de rangement.
Un bon archivage de documents rend service car il permet un gain de temps et d’espace considérable et aide vos collègues de travail à trouver facilement un document important en votre absence.
Votre acte de naissance, vos formulaires de déclaration de revenus, les dossiers financiers de votre entreprise et votre acte de propriété…sont tous des documents importants. Même si vous ne les utilisez pas très souvent, il est important de les sécuriser pour ne pas qu’ils se perdent ou tombent entre de mauvaises mains. Mais sont-ils bien organisés et rapidement accessibles en cas d’urgence ? Si non, ne vous inquiétez pas, voici les meilleures façons de stocker vos documents papiers et numériques, afin que vous puissiez avoir l’esprit tranquille en sachant qu’ils sont en sécurité.
De nos jours, la plupart des entreprises sont conscientes de l’importance de la protection des informations. Elles sont soumises à une pression croissante pour gérer en toute sécurité les données des consommateurs. Sinon, elles risquent de lourdes amendes. D’autres exigences réglementaires exigent que certains registres financiers soient conservés pendant un certain nombre d’années. L’archivage de documents peut aider les organisations à répondre à ces exigences. Ce procédé permet de stocker en toute sécurité les données et les documents jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires et qu’ils puissent être détruits. Cela nécessite de disposer d’un processus de gestion des données efficace et de solutions de stockage de documents sécurisées. Quelles sont les différentes options pour archiver des documents ?
Le stockage de documents traditionnel est essentiellement un stockage papier. Ceci consiste à archiver les documents papiers au sein même de votre entreprise ou bien dans une installation de stockage sécurisée. C’est une pratique courante pour les grandes sociétés qui doivent tenir des registres au format papier des documents non essentiels aux missions quotidiennes. Vous pourriez penser que le stockage de vos documents sur papier n’est pas pertinent à l’ère numérique moderne, mais ce n’est pas nécessairement vrai. Les documents papiers ne sont pas vulnérables aux menaces de cybersécurité, telles que les violations de données ou les pertes d’informations catastrophiques.
Vous pouvez désormais numériser tous vos documents avec un scanner et déchiqueter les copies papier dont vous n’avez pas besoin. C’est ce qu’on appelle le stockage numérique. L’avantage de ce processus est qu’il permet d’économiser une tonne d’espace. Ainsi, vous n’aurez pas besoin d’espace physique pour stocker vos documents. Tout est archivé dans le cyberespace. Vous pouvez demander à une entreprise de stocker vos documents papiers pour vous hors site, mais également de les numériser et de vous envoyer une copie numérique sur demande. Il existe des sociétés d’archivage de documents qui gèrent l’ensemble du processus pour vous.
Qu’il soit une version électronique ou en papier, il permet d’organiser son planning et de consigner toutes les idées et les tâches à faire. Utiliser un agenda papier permet à son utilisateur d’avoir un aperçu de son planning de la semaine à venir et de revoir les événements passés. Alors, agenda papier ou Agenda électronique ? Quel agenda qui vous correspond le mieux ?
Les agendas électroniques ont actuellement conquis plusieurs utilisateurs suite à l’avènement du numérique et le souci de la protection de l’environnement. Toutefois, une grande partie de personnes reste encore fidèle à l’utilisation du papier. Le choix du type d’agenda dépend ainsi de tout un chacun mais connaitre leurs avantages permet de confirmer ou de modifier ce choix.
Utiliser un agenda papier permet à son utilisateur d’avoir un aperçu de son planning de la semaine à venir et de revoir les événements passés. Votre agenda électronique vous suit donc partout car actuellement on se promène toujours avec au moins le téléphone portable.
L’agenda papier reste le préféré des professionnels. Il est accessible et plus facile d’utilisation. Ses pages peuvent être feuilletés pour rechercher des informations bien précises. Ce type d’agenda est un support de stockage plus sûr dans le temps. Il ne peut être sujet ni de panne ni de piratage informatique. Le risque de perdre les données sont minimes. Les utilisateurs des agendas en papier sont séduits par la possibilité de les personnaliser. Il existe plusieurs variantes sur les formats, les couleurs voire même les accessoires. Ils peuvent être ainsi collectionnés et ainsi être feuilletés sur plusieurs années.
Grace à la technologie, vous pouvez tout faire avec juste votre smartphone. L’agenda électronique fonctionne exactement comme l’agenda en papier. Ce type d’agenda est accessible gratuitement à tout moment et en tout lieu à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur portable. En cas de souci avec ce dernier, il peut être consulté à partir de n’importe quel appareil avec une connexion, s’il est en ligne. Un rappel des rendez-vous peut être également programmé pour que l’utilisateur, voire même les autres participants, reçoive une notification au moment voulu. L’agenda électronique peut être partagé si besoin avec vos collaborateurs pour voir par exemple votre disponibilité ou avec vos proches pour rappeler des événements importants à venir. La communication entre l’utilisateur de ce type d’agenda et les personnes concernées par son planning est ainsi fluide.