Quel outil d’archivage utiliser ?

Publié le : 24 mars 20204 mins de lecture

La gestion des documents professionnels nécessite une méthode de classement délicate et adéquate afin de gagner du temps précieux et être productif(ve) au travail. Le but d’une bonne méthode de classement ne sert pas seulement à retrouver aisément les documents recherchés, mais aussi pour veiller à ce que ces derniers restent confidentiels et soient conservés de façon durable. Voici donc quelques outils d’archivage indispensables qui sont très prisés par les entreprises depuis des décennies.

Le classeur de rangement pour mieux trier vos documents

Le classeur de rangement est un outil d’archivage personnalisable et incontournable utilisé pour optimiser votre rangement, aussi bien à des fins personnelles que professionnelles. En effet, il offre toute une panoplie de possibilités de méthodes d’archivage et possède une large capacité permettant de contenir de nombreux documents. Enfin, les classeurs vendus dans les magasins ou en ligne sont désormais disponibles en plusieurs coloris et modèles différents. Ainsi, vous pouvez mettre en place un code couleur par thématique, par ordre alphabétique ou par ordre chronologique pour mieux gérer vos documents. Le classeur jaune pour tout ce qui est « factures », le classeur bleu, pour les « fiches de paie », le classeur orange, pour les « fiches individuelles du personnel », etc…

Le trieur extensible de documents pour une protection optimale de vos documents

Le trieur extensible est un organisateur de documents idéal aussi bien dans le bureau que pour les déplacements en dehors du bureau. Il possède un porte-stylo et est pourvu d’une vingtaine de poches individuelles multicolores pouvant contenir jusqu’à trois mille feuilles de format A4. Ces poches sont dotées d’une languette pour permettre l’ajout d’étiquettes manuscrites facilitant l’identification de chaque section du trieur extensible. Le tout, protégé de manière optimale par un couvercle. L’atout de ce type d’outil d’archivage révolutionnaire est qu’il est peut contenir diverses thématiques régies par un système de code couleur en un seul classeur. Grâce à lui, il vous est possible d’avoir un seul classeur « fournisseurs » par exemple, dans lequel vous rangerez par thématique « bons de commandes », « factures », « proforma », « devis », etc…

Le trieur valisette pour documents pour un classement à portée de main

Le côté pratique de cet outil d’archivage se trouve dans sa facilité de prise en main et le gain d’espace qu’il confère. En effet, le trieur valisette est un espace de rangement robuste et durable qui peut très bien être posé sous votre table de bureau ou sur une étagère. Pouvant contenir jusqu’à deux mille feuilles de format A4, il est pourvu d’étiquettes personnalisables au niveau des intercalaires qui composent chacun de ses compartiments de rangement.

Un bon archivage de documents rend service car il permet un gain de temps et d’espace considérable et aide vos collègues de travail à trouver facilement un document important en votre absence.

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