Votre acte de naissance, vos formulaires de déclaration de revenus, les dossiers financiers de votre entreprise et votre acte de propriété…sont tous des documents importants. Même si vous ne les utilisez pas très souvent, il est important de les sécuriser pour ne pas qu’ils se perdent ou tombent entre de mauvaises mains. Mais sont-ils bien organisés et rapidement accessibles en cas d'urgence ? Si non, ne vous inquiétez pas, voici les meilleures façons de stocker vos documents papiers et numériques, afin que vous puissiez avoir l'esprit tranquille en sachant qu'ils sont en sécurité.
Quelle est l’importance de l'archivage ?
De nos jours, la plupart des entreprises sont conscientes de l’importance de la protection des informations. Elles sont soumises à une pression croissante pour gérer en toute sécurité les données des consommateurs. Sinon, elles risquent de lourdes amendes. D'autres exigences réglementaires exigent que certains registres financiers soient conservés pendant un certain nombre d'années. L'archivage de documents peut aider les organisations à répondre à ces exigences. Ce procédé permet de stocker en toute sécurité les données et les documents jusqu'à ce qu'ils ne soient plus nécessaires et qu’ils puissent être détruits. Cela nécessite de disposer d’un processus de gestion des données efficace et de solutions de stockage de documents sécurisées. Quelles sont les différentes options pour archiver des documents ?
Stockage de papier traditionnel
Le stockage de documents traditionnel est essentiellement un stockage papier. Ceci consiste à archiver les documents papiers au sein même de votre entreprise ou bien dans une installation de stockage sécurisée. C'est une pratique courante pour les grandes sociétés qui doivent tenir des registres au format papier des documents non essentiels aux missions quotidiennes. Vous pourriez penser que le stockage de vos documents sur papier n’est pas pertinent à l'ère numérique moderne, mais ce n'est pas nécessairement vrai. Les documents papiers ne sont pas vulnérables aux menaces de cybersécurité, telles que les violations de données ou les pertes d’informations catastrophiques.
Stockage numérique
Vous pouvez désormais numériser tous vos documents avec un scanner et déchiqueter les copies papier dont vous n'avez pas besoin. C'est ce qu'on appelle le stockage numérique. L'avantage de ce processus est qu'il permet d'économiser une tonne d'espace. Ainsi, vous n'aurez pas besoin d'espace physique pour stocker vos documents. Tout est archivé dans le cyberespace. Vous pouvez demander à une entreprise de stocker vos documents papiers pour vous hors site, mais également de les numériser et de vous envoyer une copie numérique sur demande. Il existe des sociétés d'archivage de documents qui gèrent l'ensemble du processus pour vous.
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